Archiviazione e salvataggio

 

Pare che la carta verrà eliminata entro il 2012 (Min. Brunetta dixit..), quindi a breve spedire e ricevere messaggi pec sarà una questione quotidiana per molti (e rara seppur necessaria ai più).

 

L’argomento odierno, vista la validità legale dello strumento PEC, riguarda il problema per gli utenti di come salvare/archiviare/mantenere i messaggi pec e le ricevute.

 

Come ormai sapete (Che particolarità ha una trasmissione PEC? ), per ogni messaggio di posta certificata inviato ad altro indirizzo email certificato, il mittente riceve due messaggi di conferma ; i dati contenuti in queste due conferme sono quelli che il Gestore PEC ha l’obbligo di registrare e mantenere per 30 mesi (vedi Che cosa succede se perdo le conferme certificate?).

 

Visto che i messaggi email di conferma non riportano il messaggio inviato (Che cosa NON certifica la PEC?), dovrete decidere come gestire anche gli stessi contenuti dei messaggi trasmessi e ricevuti.

Le opzioni che vi si presentano e le scelte che potete effettuare riguardo alla loro archiviazione e mantenimento andranno valutate preventivamente in base a:

- l'importanza e alla tipologia delle comunicazioni che decidete di far transitare sulla Vostra casella pec.

Chi utilizza l'email pec al posto di un qualsiasi indirizzo email per mandare i saluti agli amici non avrà necessità di particolari precauzioni o archiviazioni, mentre se la si utilizza realmente al posto della raccomandata postale il caso è diverso...

- le probabilità di contestazione dei vostri scritti pec, e la possibilità di pervenire all’evento critico massimo: che siate citati in giudizio e dobbiate dimostrare di aver spedito un certo messaggio pec in una certa data….

Che cosa facciamo vedere al giudice?

Potremmo rendere la prova nella sua forma originale, facendolo accedere alla casella pec on line. Certo, se è preparato ad un evento tanto tecnologico! :-) ...e dando per scontato che nel frattempo non abbiate perso/cancellato i messaggi pec (vedi oltre ai pp. 1 e 2).

Potremmo utilizzare l’intervento esterno di un “professionista/perito” che testimoni di ciò che contiene la vostra casella pec. Valutiamone però anche il costo e gli eventuali rischi.

Potremmo presentare un file contenente una stampa inalterabile delle trasmissioni pec. (vedi oltre al p. 4).

 

Purtroppo, date le implicite difficoltà tecniche che una causa basata su una trasmissione pec caso può proporre…e la variabilità umana del giudicante, temiamo che se ne vedranno delle belle! Vedremo dopo che qualche sentenza sarà stata emessa...intanto qualche elemento su cui riflettere.

 

 

1. Scelte iniziali

Già detto e ripetuto, una buona partenza risiede nella scelta originaria del proprio indirizzo PEC, da operarsi di preferenza sul proprio dominio (o sottodominio) certificato (Che vantaggio ho a registrare il mio dominio?).

Questo assicura una duratura “esistenza” del proprio recapito elettronico, sia a livello personale che aziendale e degli archivi di posta ad esso collegati. (Quanto costa variare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata?). C'è infatti una probabilità maggiore di mantenere nel tempo un indirizzo pec su proprio dominio (nome.cognome@pec.aziendarossi.it) rispetto a aziendarossi@dominiocertificatoaltrui.it

Ricordiamo inoltre che se un dominio registrato può avere un notevole valore nella quantificazione degli asset di un'azienda (pensate all valore di Ferrari.it dovessero vendere!),  ancor più se poi esso è associato all'archiviazione dei messaggi storici pec dell'azienda.

Riguardo alla capacità della casella (ampiezza dello spazio disponibile per la ricezione dei messaggi), i vari gestori di posta offrono diverse possibilità e alternative, che vanno valutate in base alle proprie esigenze.

 

 

2. Adeguare configurazioni e impostazioni

Nel caso della PEC il consiglio è ovviamente di lasciare sempre copia sul server di posta del gestore, in modo che rimanga depositato e consultabile presso la fonte "originale" e "terza parte” autorevole, a garanzia di immodificabilità dei messaggi.

Come per qualsiasi indirizzo email, in caso scarichiate la posta via client, assivuratevi di lasciare una copia dei messaggi sul server di posta. Lo scaricamento di messaggi di posta dal server può essere valida a patto di salvare/archiviare/stampare altrove i messaggi garantendone la medesima immodificabilità e certificazione temporale. (vedi oltre p. 4)

Attenti poi allo spazio disponibile: all’occorrenza potrete richiedere al vostro fornitore un’ampliamento della capacità in modo da aggiungere spazio su cui lasciare i messaggi.

 

 

3. Accuratezza e attenzione nella gestione

“La PEC del mio ufficio (statale) è intasata e inabile a ricevere ulteriori email da circa un anno, perchè ha raggiunto i limiti di memoria,
e nessun dirigente (solo loro possono cancellare i messaggi) si adopera per svuotarla!”
(testimonianza su blog)

A parte la comprensibile lamentela sull'intasamento della casella, anche io, se fossi quel dirigente cancellerei con molta attenzione!O avendo la massima cura nello scegliere quali messaggi cancellare e quali no!
Il vantaggio, nel caso della PEC, è che almeno il mittente è informato del problema ricevendo un messaggio di errore (NON CONSEGNA:..).

La cancellazione di messaggi di posta dal server può essere valida a patto di salvare/archiviare/stampare altrove i messaggi garantendone la medesima immodificabilità e certificazione temporale. (vedi oltre p. 4). L'alternativa è richiedere al proprio gestore un'ampliamento delle capacità della casella.

 

 

4. Archiviazione sostitutiva

Tornando allo spunto iniziale, davanti al giudice non potrò certo portare una semplice stampa del messaggio pec, e nemmeno un file di stampa in PDF (anche se in formato A), entrambi facilmente alterabili e modificabili.

Un qualsiasi soggetto che voglia conservare una copia non alterabile e sempre disponibile, può ricorrere all'archiviazione sostitutiva ( Che cos'è l'archiviazione sostitutiva?) che può aggiungere alla stampa in PDF/a del messaggio pec e/o delle conferme, il valore aggiuntivo della marca temporale (Che cos'è la marcatura temporale?) e della firma digitale (Che cos'è la firma digitale? ).

Ci si può dotare di questi tipi di archiviazione internamente oppure avvalendosi di fornitori  esterni specializzati (ce ne sono che offrono servizi di firma temporale e/o digitale, anche spot, oppure l’archiviazione di file e cartelle).

Una preventiva e regolare attività di archiviazione sostitutiva è consigliata ad esempio a coloro che fanno un uso della pec legale specifico. Un giorno questo soggetto potrebbe dover produrre sia i contenuti, sia i tempi, sia le identità della comunicazione pec (= contenuto del messaggio + conferme).

 

 

 

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Ultimo aggiornamento Mercoledì 03 Luglio 2013 14:37
 
 

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