Sebbene le previsioni dell’ex ministro Brunetta (“la carta verrà eliminata entro il 2012”) non si siano proprio del tutto avverate :-), l’uso della pec ha ormai trovato ampio spazio d’uso ed è oggi largamente utilizzata da molti, prevalentemente dalle aziende che, per volere o per forza (es: Processo Civile Telematico (PCT) e la fattura elettronica alla pubblica amministrazione), vi hanno trovato utilità. L’uso quotidiano e diffuso di questo strumento, la grande mole di messaggi che gli utenti si trovano a gestire, rendono oggi sempre più importante sapere come salvare/archiviare/mantenere i messaggi pec e le ricevute.
Ricordiamo alcuni degli elementi distintivi della pec:
1. I messaggi pec sono come raccomandate.
Non usiamo la pec per inviare gli auguri di Natale, ma per messaggi importanti o con una rilevanza legale, o come testimonianza riproducibile di un atto o comunicazione. Ne consegue:
- Il progressivo aumento dei messaggi da salvare, insieme ai relativi allegati ([[Che cosa NON certifica la PEC?]])
- L’importanza di salvarli e mantenerli nel tempo.
2. Certezza della consegna al destinatario.
Con la conferma di consegna, siamo certi che il destinatario abbia ricevuto il messaggio. L’operatore pec rende disponibili i log di trasmissione dei messaggi solo per un periodo limitato. Quindi:
- Il progressivo aumento delle ricevute di accettazione e consegna da salvare ([[Che cosa succede se perdo le conferme certificate?]])
- L’importanza di salvarle e mantenerle nel tempo insieme ai relativi messaggi.
3. I messaggi pec hanno validità legale.
In caso vi troviate a dover presentare dei messaggi pec come documenti in sede di disputa in tribunale, è bene che abbiano lo stesso valore legale che avevano quando sono stati generati. Come se ne mantiene nel tempo il valore legale?
- Lasciandoli sul server dell’operatore pec, quindi ampliando man mano e SE POSSIBILE, lo spazio disponibile
- Archiviandoli su supporto a norma di legge (Conservazione elettronica)
Nella pratica questi aspetti vanno conosciuti affinché lo strumento sia effettivamente efficace per i propri fini, e valutati in base alle esigenze di ciascun utente e all’uso che l’utente fa dei messaggi certificati.
Accuratezza e attenzione nella gestione
Se parliamo di un utente privato che utilizza la pec saltuariamente, per inviare la disdetta all’operatore telefonico di turno (sempre ammesso che la accetti) o per comunicare con l’amministratore di condominio, probabilmente gli sarà sufficiente lo spazio messo a disposizione dal suo operatore pec o potrà al massimo richiedere l’aumento dello spazio. Ad esempio, dopo l’evento “disdetta telefonica” il relativo messaggio pec potrebbe anche essere cancellato, senza occupare spazio (una volta accertato che il contratto telefonico sia effettivamente cessato!)
Le cose cambiano se parliamo di un’azienda.
“La PEC del mio ufficio (statale) è intasata e inabile a ricevere ulteriori email da circa un anno, perchè ha raggiunto i limiti di memoria, e nessun dirigente (solo loro possono cancellare i messaggi) si adopera per svuotarla!”(testimonianza su blog)”
A parte la comprensibile lamentela sull’intasamento della casella, anche io, se fossi quel dirigente cancellerei con molta attenzione! O avendo la massima cura nello scegliere quali messaggi cancellare e quali no! Il vantaggio, nel caso della PEC, è che almeno il mittente è informato del problema ricevendo un messaggio di errore (NON CONSEGNA:..).
La cancellazione di messaggi di posta dal server può essere valida a patto di salvare/archiviare/stampare altrove i messaggi garantendone la medesima immodificabilità e certificazione temporale. Un’opzione è richiedere al proprio gestore un’ampliamento delle capacità della casella (anche se alcuni operatori pec non lo prevedono)
Conservazione sostitutiva
Lo strumento adatto a conservare copie non alterabili e sempre disponibili dei messaggi pec salvati è la conservazione sostitutiva ([[Che cos’è l’archiviazione sostitutiva?]]) che garantisce che un documento informatico (sia esso un messaggio pec come anche qualsiasi altro documento informatico mantenga nel tempo il proprio valore legale, attraverso il valore aggiuntivo della marca temporale ([[Che cos’è la marcatura temporale?]]) e della firma digitale ([[Che cos’è la firma digitale?]]).
Questo strumento è fortemente raccomandato e fonte di notevole risparmio per l’archiviazione della documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
“Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli originali.”
Ci si può dotare di questi tipi di archiviazione avvalendosi di fornitori esterni specializzati, ovvero Certificatori accreditati presso Agid e da questa controllati (al pari degli operatori pec accreditati per svolgere il servizio di posta elettronica certificata).
E’ previsto peraltro che le aziende o i privati possano dotarsi di un sistema di conservazione internamente. E’ necessario attenersi alle stringenti “Regole tecniche per il protocollo informatico” definite nel DPCM 3 Dicembre 2013, che rappresentano per molte aziende un impegno tecnico, organizzativo ed economico piuttosto gravoso, così che moltissimi ormai optano per affidarsi ad operatori esterni.
Relativamente alla pec, la conservazione deve prevedere specifici protocolli per il salvataggio armonico del messaggio, dei suoi allegati, delle relative conferme di accettazione e consegna, nonché specifiche funzioni di ricerca. Gli stessi strumenti utilizzati per la conservazione sostitutiva della pec possono essere utilizzati per tutta la comunicazione aziendale (email non pec) e per tutta la documentazione che richieda l’archiviazione nel tempo (documenti rilevanti ai fini tributari, fatture digitali, registri, ecc.).
